Якщо ви виїхали з України за кордон або плануєте подавати офіційні документи українського зразка в іншій державі — ймовірно, вам доведеться зіткнутися з таким поняттям, як апостиль. Розберемо поняття “апостиль”, навіщо він потрібен, і чому поставити його можна лише на території України.

Що таке апостиль: простими словами

Апостиль  (Apostille)— це спеціальний штамп міжнародного зразка, який підтверджує справжність підпису посадової особи, її посадові повноваження та відтиск печатки/штампа на публічному документі. Апостиль скасовує необхідність консульської легалізації між країнами‑учасницями Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року — нині 127 держав‑учасниць.

Важливо! Апостиль не підтверджує зміст документа, він засвідчує лише автентичність підпису й печатки (assets.hcch.net).

Не плутати з перекладом чи нотаріальним засвідченням.

Посилання на файл ПДФ (зовнішній ресурс): https://assets.hcch.net/docs/a19ae90b-27bf-4596-b5ee-0140858abeaa.pdf

Навіщо потрібен апостиль

Апостиль потрібен для того, щоб документи, видані в Україні, мали юридичну силу за кордоном. Без нього українські свідоцтва, довідки, рішення судів чи нотаріальні акти можуть бути неприйнятними у німецьких, польських, італійських чи інших іноземних інстанціях.

Які дані містить апостиль?

• країна походження документа;
• прізвище та посада особи, що підписала документ;
• установа, яка поставила печатку/штамп;
• місто та дата видачі апостиля;
• реєстраційний номер;
• печатка компетентного органу та підпис уповноваженої особи.

Апостиль проставляють або на звороті оригіналу, або на окремому аркуші‑аллонжі, прошитому з документом.

Які документи потребують апостилювання

Апостиль проставляється на:

• свідоцтвах про народження, шлюб, розлучення, смерть;
• судових рішеннях;
• дипломах, атестатах;
• довідках з МВС, архівів тощо;
• документах, засвідчених нотаріусом;
• та деяких інших докуметах.

Хто видає апостиль в Україні

В Україні право проставляти апостиль мають три органи, залежно від типу документа:

• Міністерство юстиції України — для документів РАЦСу, нотаріальних та судових;
• Міністерство освіти і науки України — для документів про освіту (дипломи, атестати);
• МВС і ГМС — довідки про несудимість, міграційні довідки.
• Міністерство закордонних справ України — для інших офіційних документів.

Чи можна поставити апостиль за кордоном

Ні. Апостиль на українські документи може бути проставлений виключно в Україні. Жодне консульство чи посольство України за кордоном не має права видавати апостиль.

Тому, якщо ви перебуваєте за межами України, вам доведеться:

• доручити цю процедуру довіреній особі в Україні;
• звернутись до компаній або юристів, які надають послуги апостилювання.

Як легалізувати українські документи за межами України

Якщо вам потрібно використати український документ за кордоном:

1. Перевірте, чи потрібен апостиль (чи країна є учасницею Гаазької конвенції).
2. Поставте апостиль в Україні (через особисте звернення або довіреність).
3. Перекладіть документ разом з апостилем на потрібну мову та засвідчіть переклад (наприклад, у Німеччині це робить присяжний перекладач).

Висновки та практичні поради

• Апостиль — це ключ до визнання українських документів за кордоном.
• Поставити апостиль можна тільки в Україні — за кордоном це неможливо.
• Завчасно дізнавайтесь вимоги країни, де ви будете використовувати документ.
• Апостиль ставте перед перекладом.
• Перевіряйте вимоги конкретної установи (посольства, суду, університету, тощо).
• Не забувайте про термін дії довідок (часто 6 місяців).

Замовте послугу апостилювання у нас

Якщо ви перебуваєте за межами України, звертайтесь до довірених осіб або юридичних фахівців, які допоможуть з процедурою апостилювання. Якщо потрібна допомога з оформленням апостилю або перевіркою правильності легалізації документів — звертайтесь, будемо раді допомогти.

Часті запитання

Скільки діє апостиль?

Сам штамп не має строку давності, але іноземні органи можуть вимагати «свіжий» документ.

Чи можна поставити апостиль за кордоном?

Ні. Апостиль завжди проставляє компетентний орган у країні, де видано документ (див. hcch.net).

Апостиль vs консульська легалізація

Апостиль	Консульська легалізація
Діє між 127 державами‑учасницями Конвенції — додаткові штампи не потрібні	Потрібна для країн, що не приєдналися до Конвенції
Здебільшого один етап у країні видачі документа	Два‑три етапи: МЗС, посольство, іноді – переклад і повторне завірення
Вартість і термін оформлення нижчі	Дорожче й довше

Скільки країн приймають апостиль?

Станом на 29 липня 2024 року Конвенцію ратифікували 127 держав. Останнє приєднання — Бангладеш, Конвенція набрала чинності 30 березня 2025 року.

Приклади країн, що приймають апостиль

• Німеччина, Австрія, Швейцарія;
• США, Канада, Австралія;
• Польща, Чехія, Угорщина;
• Ізраїль, Японія, Південна Корея.

Країни, де потрібна консульська легалізація

Китай (материковий), ОАЕ, Саудівська Аравія, Катар, Канада — до 2023 р. була легалізація, але 2024 р. приєдналась; низка африканських країн тощо. Перед подачею документів перевіряйте актуальний статус на сайті HCCH.

Як перевірити, чи потрібен апостиль або легалізація?

1. Зайдіть на статус‑таблицю HCCH і знайдіть потрібну країну.
2. Переконайтеся, що Конвенція для неї вже набула чинності (стовпчик EIF).
3. Якщо країна не в списку — готуйте процедуру консульської легалізації.

Посилання: hcch.net